智能檔案管理系統(tǒng),浙江供應國產系統(tǒng)綜合檔案管理軟件

支持用戶數(shù)	多用戶	版本類型	網絡版
聯(lián)系人	丁先生	語言版本	簡體中文版
軟件形式	標準版（盒裝）	軟件類型	企業(yè)管理軟件

智能檔案管理系統(tǒng),浙江供應國產系統(tǒng)綜合檔案管理軟件

系統(tǒng)菜單用于對用戶及其安全性的設置。
單擊“系統(tǒng)”菜單，系統(tǒng)彈出如右圖所示菜單命令選項：
權限設置：用于增加或者刪除系統(tǒng)用戶，以及設置該用戶在本系統(tǒng)內的操作權限。例如，可以設置用戶“AAA”進入本系統(tǒng)后，只有查看、查詢文件目錄的權限，而沒有錄入、修改數(shù)據(jù)的權限。

修改口令：為安全起見，當前用戶可修改自己在本系統(tǒng)中的口令。單擊“修改口令”命令，系統(tǒng)彈出“修改口令”窗口。在“舊口令”框中，輸入由系統(tǒng)管理員分配的口令，在“新口令”及“重復新口令”框中隨意輸入自己認可的相同的口令，確認，新口令即生效。
同時，用戶還可以為自己設置別名。在“別名”框中，輸入自己喜歡的別名代碼即可。輸入別名，確定時，系統(tǒng)會自動校驗已有的別名，如果別名有重復，系統(tǒng)會自動提示。如右圖：

重新進入：用于不退出系統(tǒng)直接以別的用戶的身份進入系統(tǒng)。

退出系統(tǒng)：用于退出本系統(tǒng)。

文件編輯
用于對選定數(shù)據(jù)庫及子數(shù)據(jù)庫進行通用編輯的操作，包括新增、修改、查詢、導出等等。
新增：用于對選定數(shù)據(jù)庫進行新增數(shù)據(jù)。
修改：用于打開一條已有的記錄，以便于對該條記錄進行修改或者查詢更詳細的信息等。例如，打開一條案卷目錄，或者打開一條收文目錄等等。在列表區(qū)，選定一條記錄，然后選擇此命令即可。
刪除：用于對確認不需要的記錄進行刪除操作。
批量編輯：用于對選定數(shù)據(jù)庫中的所有記錄按某字段進行批量修改的操作。例如，將“計劃統(tǒng)計部”修改為規(guī)范性簡稱“計統(tǒng)部”。方法：使用“高級查詢”命令將需要修改的記錄檢索到一個檢索夾中，Ctrl + A選中所有數(shù)據(jù)，再使用此命令即可。
序號編輯：用于對選定文件夾中的所有記錄按自然序數(shù)進行排序操作。該命令需慎重使用。
原件：打開原件顯示界面，原件可以是任何格式的文件 。
正文：用于打開選定記錄的Word原文。當選定記錄沒有Word原文時，該命令不可執(zhí)行。
排序：是用于對文件的順序按照某一種方式進行排序，該命令不會改動數(shù)據(jù)的任何內容。
查詢：用于快速定位查找需要處理的文件并直接對其進行處理（諸如：修改等）。
打印：用于打印該目錄下的各種報表。
Excel數(shù)據(jù)導入：用于導入Excel表中與該目錄數(shù)據(jù)相對應的數(shù)據(jù)。
案卷轉存：用于對列表區(qū)中選定的記錄進行導出操作。該命令適用于在本系統(tǒng)內不同數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)交換操作。例如，當需要將財務處的會計檔案合并到檔案室時，使用該命令即可。
案卷合并：用于將數(shù)據(jù)合并到當前數(shù)據(jù)庫的操作。
回收站：數(shù)據(jù)刪除之后會自動到回收站里，便于誤操作數(shù)據(jù)的找回。不過要記得及時清空，避免占取大量的內存，使系統(tǒng)的速度變慢。
刷新：對數(shù)據(jù)進行新增或修改之后不顯示，可以用刷新按鈕

目錄管理
用于對本系統(tǒng)目錄結構的構建工作。包括新增一個數(shù)據(jù)庫或子數(shù)據(jù)庫，設置各數(shù)據(jù)庫中每個項目是否顯示，建立各數(shù)據(jù)庫之間的關系等。

自動分類：用于將選定的數(shù)據(jù)庫或者子數(shù)據(jù)庫按某一特定標識一次性劃分多個同級子目錄。例如，需要查看“收文”文件夾中包含哪些單位的來文并各單位分別是哪些文件時，即可使用該功能。方法：
（1）單擊“收文”，選擇“自動分類”命令；
（2）在出現(xiàn)的“分組”窗口中，使用右移按鈕將“來文單位”選到“已選擇的分類項目”列表中，確定即可。
取消自動分類：用于取消選定數(shù)據(jù)庫的自動分類下級子目錄。
刷新分類：用于刷新已設置了“自動分類”的數(shù)據(jù)庫。例如，當“文書案卷目錄”數(shù)據(jù)表中增加了“計統(tǒng)部”的案卷，但在“自動分類”子目錄中沒有顯示出來時，執(zhí)行此功能即可。
新建目錄
新建子目錄：用于在選定的目錄下建立新的下級子目錄。
新建根目錄：用于建立頂級目錄。
提示：該功能建立的目錄只是系統(tǒng)目錄樹結構中的一個節(jié)點，沒有實體數(shù)據(jù)表的功能，即不能新增數(shù)據(jù)記錄。
刪除目錄：用于刪除系統(tǒng)目錄樹結構中不需要的節(jié)點。但是，該命令對使用“自動分類”形成的子目錄無效。
重命名：用于對選定數(shù)據(jù)庫進行修改名稱的操作。例如，可將目錄樹上的“檔案統(tǒng)計年報”目錄下的“檔案機構、人員情況綜合年報”子目錄修改名稱為“鐵檔統(tǒng)1表”。
報表統(tǒng)計：用于統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
表單管理：用于對選定數(shù)據(jù)庫所進行的設置操作。
新增表：用于為選定數(shù)據(jù)表新增若干個具有相對獨立性的下級子庫。例如，“收文、發(fā)文”是“文書文件目錄”的下級子庫，它們可以分別設置本表獨自具有的各種屬性（如：著錄表單顯示字段、列表顯示字段、著錄字段的右鍵菜單屬性等等）。
批量編輯：用于批量修改選定數(shù)據(jù)。

目錄權限：用于設定選定目錄相對于別的操作人員的修改、瀏覽、刪除、隱藏等權限。
目錄排序：用于對目錄樹中同級子目錄或子庫進行上下位置的排序。例如，將可“收文”文件夾排在“發(fā)文”文件夾的后面。
目錄屬性：用于設置選定目錄的條件屬性。此操作要求用戶的計算機基礎比較高，普通用戶不建議使用此操作。
移動目錄 / 復制目錄：用于將選定目錄及其下級子目錄移動或復制到另一個目錄下。通常情況下，該命令配合“目錄屬性”命令使用，普通用戶不建議使用此操作。
刷新子目錄：用于刷新選定數(shù)據(jù)表的下級子目錄。當使用“目錄共享”功能后，不能立即（即刻）顯示出共享后形成的子目錄時，使用此功能即可；或者，當使用“高級查詢”沒能即刻形成下級子目錄時，也可使用此功能。
導出數(shù)據(jù)：用于將選定數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)記錄全部導出到目標存儲載體，以合并到另一個數(shù)據(jù)庫。
導入數(shù)據(jù)：用于進行合并數(shù)據(jù)的操作。

狀態(tài)欄
狀態(tài)欄反映了選定文件夾的當前狀態(tài)。如：條目總數(shù)，當前記錄是第幾條，當前日期，如果選定記錄是文件則會反映選定文件的標題。
同時，可以直接翻看當前文件夾中記錄的最前一條、最后一條。

自動增量：用于為選定字段設置自動加1效果，即當在著錄界面使用“新增記錄”功能增加記錄時，下一條記錄會在當前記錄的數(shù)值基礎上自動加1。例如，“文書案卷目錄”表單中“案卷號”字段即被設置了該功能。在著錄界面，鼠標右鍵單擊需要取消該功能的字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能即可。
繼承登記：用于為選定字段設置自動復制效果。當不退出著錄界面繼續(xù)登記下一條記錄時，將被設置字段框中的數(shù)據(jù)不用再輸入。但使用“新增”按鈕進行登記時，該功能不生效。
缺省值：用于為選定字段設置默認值。不管以哪種方式增加數(shù)據(jù)記錄時，設置了該功能的字段自動生成默認值，不用再輸入。但可以修改。在著錄界面，鼠標右鍵單擊需要設置該功能的字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能，在出現(xiàn)的“設置默認值”窗口中，將文本框內輸入需要設置的字符，確定即可。
重命名：用于將選定字段修改為符合本單位需要的字段名稱。例如，可將“標題”修改為“題名”。 在著錄界面，鼠標右鍵單擊需要更名的字段名稱處，單擊左鍵選擇該功能，在“重命名-標簽”窗口中，輸入新的字段名稱，確定即可。

增加：用于為著錄界面增加字段項目。例如，當“文書案卷目錄”著錄字段不夠時，可使用該功能從后臺數(shù)據(jù)庫中增加。在著錄界面，鼠標右鍵單擊任意字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能即可。

刪除：用于刪除著錄界面中不需要的字段項目。在著錄界面，鼠標右鍵單擊需刪除字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能即可。

是否必填：用于把選定字段為必填項目。不管以哪種方式增加數(shù)據(jù)記錄時，設置了該功能的字段不能為空值。

設置公式字段：用于對選定數(shù)據(jù)表設置公式字段。包括合并字段、拆分（日期型）字段、為各數(shù)字型字段建立四則混合運算關系的公式字段等等。

整行顯示：由于某個字段的內容太多，用于設置選字段的內容整行顯示。

設置登記表單顯示項目
提供對各子表登記表單中各字段“重命名、增加、刪除、設置為繼承登記、設置缺省值、字段在登記表單中排列的先后順序”等等屬性的設置。例如，要增加或刪除一個表單的登記項，可以使用鼠標右鍵功能實現(xiàn)。錄入界面鼠標右鍵功能如下頁圖所示：