智能檔案管理系統(tǒng)浙江提供綜合檔案管理軟件廠家

支持用戶數(shù)	多用戶	版本類型	標(biāo)準(zhǔn)版
系統(tǒng)要求	windows2000	聯(lián)系人	丁先生
語(yǔ)言版本	簡(jiǎn)體中文版	軟件形式	標(biāo)準(zhǔn)版（盒裝）
軟件類型	服務(wù)行業(yè)軟件

智能檔案管理系統(tǒng)浙江提供綜合檔案管理軟件廠家

標(biāo)題欄：位于窗口頂部，顯示內(nèi)容為軟件的標(biāo)題。
菜單欄：位于系統(tǒng)主窗口頂部。它提供了對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和當(dāng)前工作臺(tái)的一些重要管理。
工具欄：是放在工作臺(tái)上的一組圖形按鈕，功能與上述菜單條中菜單項(xiàng)的功能相同，單擊工具條按鈕能快速執(zhí)行一項(xiàng)工作任務(wù)。在進(jìn)入工作臺(tái)時(shí)，如果您不清楚這些圖形按鈕的含意，只需把鼠標(biāo)光標(biāo)移到它的上面（但不要按下），便會(huì)出現(xiàn)提示說(shuō)明它的功能。
目錄樹(shù)：顯示系統(tǒng)管理中的整體架構(gòu)，目錄樹(shù)是進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的結(jié)構(gòu)圖。它將實(shí)際管理工作中的樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)用圖形的方式表示出來(lái)，以獲得直觀、準(zhǔn)確的目錄管理，它提供了簡(jiǎn)捷的數(shù)據(jù)條目查看方法。目錄樹(shù)中每個(gè)項(xiàng)目，相當(dāng)于存放文件的文件夾。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件夾”，數(shù)據(jù)瀏覽表格中便會(huì)顯示這個(gè)“文件夾”中的文檔條目。

系統(tǒng)提供的案卷轉(zhuǎn)存/案卷合并，為實(shí)際工作提供了 四 種方便：
使用單機(jī)站點(diǎn)進(jìn)行管理的機(jī)關(guān)各部門，可使用“案卷轉(zhuǎn)存”功能向檔案部門移交電子檔案
下級(jí)單位向上級(jí)主管單位檔案部門移交電子檔案（如：局級(jí)單位檔案部門向總公司檔案館移交、各項(xiàng)目部、各指揮部向直接主管單位檔案部門移交），可使用“案卷轉(zhuǎn)存”功能
整卷復(fù)制檔案
向本系統(tǒng)以外的利用者提供可視化數(shù)據(jù)，即將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成國(guó)際交換標(biāo)準(zhǔn)XML文檔
案卷轉(zhuǎn)存/案卷合并的操作步驟在各類檔案中都相同，下面以文書檔案新標(biāo)準(zhǔn)2004年檔案為例

如果知道檔號(hào)重復(fù)但兩條數(shù)據(jù)都有用選擇追加，知道檔號(hào)重復(fù)但數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)可以刪除選替換，知道檔號(hào)重復(fù)，但數(shù)據(jù)是相同的選擇忽略，如果不清楚數(shù)據(jù)可以選擇追加或者忽略，避免造成數(shù)據(jù)庫(kù)里數(shù)據(jù)丟失。
找到要合并的數(shù)據(jù)源，根據(jù)數(shù)據(jù)的情況選擇類型一般不清楚的情況下選擇追加，選擇導(dǎo)入，如導(dǎo)入成功會(huì)出現(xiàn)如下提示：

高級(jí)查詢
下面以在科技檔案案卷目錄中分出“LZ”案卷為例說(shuō)明使用高級(jí)查詢的方法：
在目錄樹(shù)，選定“基本建設(shè)檔案J”文件夾；
單擊工具條上“查詢”按鈕 旁的下拉三角形按鈕，選擇“高級(jí)查詢”命令，彈出“基本建設(shè)檔案J查詢”窗口；如下圖：

案卷排序與序號(hào)編輯
案卷排序和序號(hào)編輯都是按照某一字段對(duì)序號(hào)進(jìn)行編輯，案卷排序是對(duì)案卷級(jí)的內(nèi)容進(jìn)行檔案號(hào)編輯，序號(hào)編輯是對(duì)文件及的內(nèi)容進(jìn)行序號(hào)編輯

案卷排序
用于對(duì)同一案卷目錄號(hào)中的所有案卷進(jìn)行排序，以便重新編制案卷順序號(hào)。該功能提供了用戶隨時(shí)插卷的方便性。操作步驟如下：
單擊檔案管理文件夾，從目錄樹(shù)中選擇要排序的檔案類型，例如文書檔案；
右鍵單擊“文書檔案”，在彈出的菜單中選擇“自動(dòng)分類”快捷菜單命令，在“分組”窗口中，選擇“案卷目錄號(hào)”字段，確定；.從目錄樹(shù)上選擇需要排序的目錄號(hào)；
單擊“檔案管理檔案歸檔案卷排序”菜單命令，彈出“案卷排序”窗口，如下圖：

用于對(duì)選定數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有記錄按某字段進(jìn)行批量修改的操作。
系統(tǒng)提供了一次性修改指定目錄中某個(gè)字段值的功能。例如，需要將立卷部門字段中輸入的“寶天線指揮部”修改為“寶天線”，操作方法如下：
使用“高級(jí)查詢”或“自動(dòng)分類”功能將“立卷部門 是 “寶天線指揮部”的案卷查詢出來(lái)，并在目錄樹(shù)上生成“寶天線指揮部”目錄；
選中“寶天線”目錄，在列表區(qū)，鼠標(biāo)右鍵單擊任意記錄，按ctrl+A全選，選擇“批量編輯”命令；在“批量編輯”窗口中如下圖，把“立卷部門”打鉤，輸入“寶天線”，確定即可。

請(qǐng)慎重使用該功能。建議在需要將該字段所有內(nèi)容改為一致時(shí)使用；
種類、屬類、分類等是公式字段，在批量編輯后會(huì)隨著相同的案卷目錄號(hào)的最大案卷順序號(hào)自動(dòng)增長(zhǎng)；
形成單位、立卷部門等是設(shè)置在某個(gè)項(xiàng)目上顯示的關(guān)鍵字段在項(xiàng)目上不可以進(jìn)行批量編輯，只有在檔案館（室）里才可以進(jìn)行批量編輯。

重新歸卷
在系統(tǒng)中，如果發(fā)生歸卷錯(cuò)誤，可以重新歸卷。
單擊“檔案館（室）→科技檔案→科技卷內(nèi)文件目錄”文件夾；
使用查詢功能查找到歸卷錯(cuò)誤的文件，并在列表區(qū)選中它們；
單擊工具條上的“文件歸檔”按鈕 ；
在出現(xiàn)的“歸檔控制臺(tái)”窗口中，查找并單擊選中應(yīng)該歸入的正確案卷；
單擊該窗口頂部的“歸檔” 按鈕；
在出現(xiàn)的“是否歸檔”提示窗口中，選擇“是”；
在出現(xiàn)的“歸檔完畢”窗口中，選擇確認(rèn)即可。