青海承接全國檔案數(shù)字化服務人事檔案整理服務

場地	對外	服務	檔案電子化
聯(lián)系人	丁先生	范圍	全國
規(guī)模	100

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設置字段“自動增量”屬性
用于為選定的字段設置自動增加“1”屬性即按自然數(shù)方式數(shù)量遞增，該屬性對數(shù)字型字段有效，該屬性在“登記表單”中使用“新增記錄”功能時有效。例如，著錄案卷時，“案卷順序號”字段，當被設置了“自動增量”屬性后，打開登記表單使用“新增記錄”時，系統(tǒng)自動為“案卷順序號”字段加“1”。

對于所有“下拉框” 中的內容只需單擊鼠標左鍵選擇而不需輸入，該屬性只對文本型字段生效。對需要設置為可選下拉框的字段，可隨時通過 “系統(tǒng)管理”模塊中的“常用數(shù)據庫” 功能命令進行設置。設置步驟如下：
1、進入飛狐文檔管理系統(tǒng)，選擇系統(tǒng)左下角的“系統(tǒng)管理”里面的“常用數(shù)據庫”，進入“常用數(shù)據管理”窗口，如下圖：

增加表項目
提供增加字段的功能，當基本表中字段不夠用時，可以直接在用戶界面而非數(shù)據庫中增加字段。此功能僅對基本表有效。當在基本表下增加字段后，基本表下的分類子表才可以通過“編輯錄入項目”或在“登記表單”中通過右鍵菜單“增加”功能進行繼承性沿用。
下面以為“文件管理”基本表增加字段為例，說明增加表項目的方法步驟：
1、右鍵單擊“文件管理”子目錄，在彈出的右鍵菜單中選擇“表單管理/增加表項目”命令，（或者左鍵單擊“文件管理”子目錄，左鍵單擊菜單欄“目錄管理/表單管理/增加表項目”命令）。如下圖所示：

設置唯一項及必填項
設置唯一項及必填項功能提供了同一個數(shù)據庫中避免記錄重復且不能為空的功能，是對字段進行唯一值的設定，保證所選字段不會有重復記錄且不為空。通過此功能可以使文件使用達到規(guī)范化的管理，有利于文件管理走向標準化。例如，“檔案管理”及其下級子目錄中的“檔號”字段，“文件管理”極其下級子目錄中“登記號”字段，業(yè)務管理的角度是不應該重復的，所以系統(tǒng)已默認設置了唯一項及必填項。
在同一個子表中，每個字段都可以“設置唯一項”。

設置固定值
用于設置選定數(shù)據表中，特定字段項目的固定值。如：當“年度”被設置了固定值“2005”，那么無論在著錄界面“年度”輸入框中輸入任何值，點擊“確定”保存后，該條記錄的“年度”仍然是“2005”。
例如，設置文書檔案目錄的立卷部門字段，自動輸入固定值為辦公室。步驟如下：
1.右鍵單擊“辦公室→文書案卷目錄”，選擇“表單管理→設置固定值”；在“項目名稱”列表框中選擇“立卷部門”，在“=”右側選擇“辦公室”（或者根據實際情況選擇其他科室）；單擊添加項目，可以在下面看到“立卷部門=辦公室”，單擊“確定”即可。
右鍵單擊“辦公室→文書卷內文件目錄”，選擇“表單管理→設置固定值”；在“項目名稱”列表框中選擇“承辦部門”，在“=”右側選擇“辦公室”（或者根據實際情況選擇其他科室）；單擊添加項目，可以在下面看到“承辦部門=辦公室”，單擊“確定”即可。

數(shù)據公式”合并字段
例如，要將“文書檔案”中，“立卷部門”與“”合并。例如形成“工會2000年工作總結”。方法：
單擊“目錄管理”菜單中的“表單管理”再選擇“數(shù)據公式”命令，在“編輯公式”窗口中，按下圖給出公式為：
SQL數(shù)據庫格式公式： 總標題 = [立卷部門] + [標題]
單擊“測試”按鈕，如果系統(tǒng)提示測試成功（即計算結果正確），即可單擊“保存”按鈕將該字段保存起來。